営業報告書は営業担当の業務を正確に把握し、将来的に案件獲得に繋がるかどうかを確認するのに最適な資料だ。定性的で業務状況を把握しにくい営業活動だからこそ、営業報告書は営業マネジメントにとって重要な役割を持つ。使い方によっては、その後の業務効率化に向けた営業戦略を立てる際にも役立つだろう。
そこで本記事では、営業報告書の基本的な情報や書き方について解説する。書き方は企業内で統一し、決まった項目を記入するようにすれば企業全体で活用しやすくなるため、これを機に書き方の改善に役立ててほしい。営業報告書のテンプレートや記入例も準備しているのでぜひ活用してほしい。
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営業報告書（営業日報）とは
営業報告書（営業日報）とは、その日に営業担当者がどういった業務を行なったのか記録するための書面のこと。活動履歴を残すために作成する意図もあるが、基本は上司などへ活動報告をするための書面としての役割が大きい。
営業報告書自体に決まったフォーマットは無く、以下の画像のようにエクセルで作成したものもあれば、営業管理ツールを利用して報告するものなどもある。そのため、営業報告書のフォーマットを作成する場合には、ベースとなるテンプレートを入手し、自社の営業活動のスタイルに合わせて記載項目を最適化していくのが良いだろう。
営業報告書のサンプルフォーマット（エクセル）
営業報告書のサンプルフォーマット（エクセルテンプレート）をダウンロード
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営業報告書の目的
営業報告書は活動状況を可視化できる重要な書面であり、活用方法によって様々なメリットを得ることが可能である。そのため、ただ報告するためだけに作成するのではなく、どのような目的に対して作成が求められているのかを意識しながら作成することが大切と言える。
以下では、営業報告書が企業にとってどんな価値があるのかを解説する。これらを確認することで、営業報告書を作成する目的を明確にできるだろう。
- 属人的な提案方法から脱却できる
- グループ全体でのボトルネックを発見できる
- 売上見込みやKPIの進捗などを把握できる
- 顧客のニーズの把握に活用できる
営業報告書を作成することで非効率な部分を明確にできるため、改善に役立てることができる。これにより、営業活動の方法を効率化・標準化していくことにも繋げられるため、属人的な方法からの脱却にも繋がるだろう。
また、営業活動が可視化することで現状を把握しやすくなり、具体的には今後の売上見込みやKPIの進捗などを把握することにも繋げられるだろう。
属人的な提案方法から脱却できる
安定した業績を維持するためには、効率的な方法をなるべく統一して実施した方が良く、属人的な業務は排除する方向で進めるべきである。効率的な方法で統一するためには、営業報告書の作成が欠かせないだろう。
営業報告書を作成することで、従業員の独自の営業方法などが明確になり、非効率な側面が見られれば改善に繋げられる。全員が同じ方法で営業をやることが最適解とは言えないが、営業スタイルを各従業員に一任しており結果的に業績の向上に繋がっていないのなら、属人的な方法が無いのか営業報告書を通じてチェックする必要があるだろう。
グループ全体でのボトルネックを発見できる
営業報告書を作成し、可視化した内容をグループで共有しあうことでグループ内におけるボトルネックを発見することに繋げられる。
ボトルネックとなる部分は、個人では発見しづらく、しかも営業活動のように数字以外の部分が見えづらい業務ならなおさら発見が難しい。しかし、営業報告書があれば業務内容を可視化できるため、グループ内で共有しあえばボトルネックとなっている部分を探しやすくなる。
売上見込みやKPIの進捗などを把握できる
営業報告書では案件確度なども記載することになるため、その後の売上に繋がりそうかどうかの予測を立てる際にも役立てられる。また、中間での報告内容はKPIの進捗を把握するうえで欠かせない情報が詰まっており、報告書を確認することでグループ全体の進捗を明確にできだろう。
顧客のニーズの把握に活用できる
営業報告書の記載項目に、「顧客の相談事項、課題、悩み」といった項目を追加することで、顧客のニーズ把握に活用できるようになる。過去１年分の報告書の内容を分析すれば、どういった課題を解決したいのかの把握と、実際に自社製品で解決できることなのか？の確認に活用できる。こういった分析は、差別化戦略の立案、BtoBマーケティング戦略の立案にも展開できる。
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営業報告書はなぜ必要なのか？
営業報告書は、作業日報のようにその日の成果や進捗を確認するためだけのものではない。目的をもって作成に取り組めば、その作成自体にさらなる意味が付加され、企業の方向性の修正や業務改善、業績の向上といったあらゆる面へ良い効果を与えることとなる。ここでいう目的には、具体的に以下のようなものがあるため、内容を参考にしつつ目的設定に役立ててほしい。
営業担当者にとっての目的
営業担当者が営業報告書を作成する目的は、自身の業務内容を可視化して分析する点にある。個人の営業成績を上げるためにも、報告書を作成して自身の課題点や顧客の抱える問題などを明確にして改善していくことが求められる。
管理監督者にとっての目的
営業報告書の情報を把握することで、営業担当者の客観的な評価、課題点の明確化、今後の売上予測の明確化に繋げていかなければならない。グループ全体の営業成績を上げるために書面を活用することが、管理者の目的となる。
営業報告書に記載する項目
続いては、実際に営業報告書のフォーマットを作成するにあたって押さえておきたい「営業報告書に記載する項目」について解説する。以下では、いくつかの項目を挙げるが、企業によってはこれらの項目以外にも必要なものが出てくる可能性は十分にあるので、それを踏まえて確認してほしい。
| 項目 | 内容 |
| 訪問日 | 営業担当者が営業先に訪問した日/td> |
| 訪問先の企業 | 訪問先の企業名 |
| 訪問先の担当者名 | その日の営業で担当してくださった訪問先の企業の担当者名 |
| 商談内容 | その日具体的にどういった商談が行われたのかを具体的に記す。顧客の相談事項、課題、悩みなども記入できるようにしておくと良い。 |
| 案件確度 | 今回の商談が実際にどのくらいの確率で案件として受注できそうかを予測したもの |
| 次回アクションと日付 | 次回の商談予定の日付。必要によっては次回の商談内容も記載。 |
これらの項目の中でも、特に商談内容と案件確度については必ず組み込みたい項目であると言える。先述したように営業報告書の価値は、売上見込みやボトルネックの把握ができる点にあるため、これらの価値を生み出す報告書にするためには上記２点の項目は欠かせない。
以上のことを踏まえて、それぞれの項目の具体的な内容について解説していく。
訪問日
訪問日は年月日全てを記載するのが基本。場合によっては時間帯まで書いておくのもおすすめだ。
細かく訪問日を記載しておくことで、次に同じ訪問先へ行くこととなった場合にその時の状況を明確に把握することができる。時間帯も記載しておけば、その時担当者が何時ごろ企業に在籍していたのかを知ることにも繋がるだろう。
訪問先の企業
訪問先の企業は必ず記載しておくべき項目の一つ。訪問先の企業名が分からなければ、報告書の内容を分析する際に企業情報を把握することができない。
訪問先の担当者名
訪問先の担当者名も必ず記載しておきたい項目の一つ。もし、確度の高い商談となった場合には再度アポを取る際にその担当者へ訪れるのが効果的であるため、次回のアポ取りをする際の参考情報として担当者名は必ず記載しておく。
また、次回の担当者が違う場合にも、前回の担当者名を把握できていれば商談を円滑に進めやすくなる可能性がある。
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商談内容
商談内容は最も具体的に記載しておくべき項目の一つ。この項目では、抽象的な情報は一つもいらない。誰とどんな話をし、具体的にどのようなポイントに好感を持っていたかなどを細かく記すことで、営業報告者の情報を明確にすることが可能だ。
また、商談内容が明確になっていれば、次回の商談を取り付けた際にどのようなアクションを起こすべきか判断することにも繋げられるだろう。その時限りの商談で終わらせないのはもちろんのこと、次回の商談時の案件確度を上げるうえでも具体的な商談内容の記載は必須である。
営業報告書の内容をマーケティングや差別化戦略などにも活用したい場合は、「顧客の相談事項、課題、悩み」の記載もおすすめだ。過去の営業報告書の内容をまとめて分析することで、定量的な課題把握なども実現する。
案件確度
案件確度は、その時の営業内容の手ごたえを具体的に把握するうえで欠かせない項目であると言える。その日の担当者の反応、具体的にどういった発言があったか、事実をもとに成果や所感を記載する。
もし案件確度の項目が無ければ、次回の商談時に強気でアプローチすべきかどうかの判断もつけられないだろう。次回の案件確度をさらに向上させるためにも、案件確度の記載は欠かせない。
次回アクションと日付
次回のアポを商談時に取れた場合は、その日付も記載しておく。また、その際にどういったアクションを取れば案件の受注に繋げられそうかも記載。
特に次回のアクション内容については、記載しておくことで案件確度を高めることに繋げられるだろう。
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【例文あり】営業報告書の書き方
ここまでの解説を踏まえ、実際に営業報告書の書き方を解説する。例文を記載した営業報告書は以下の通りだ。下記の例は、「営業効率化ツールを営業している担当者」の営業報告書を例としている。
営業報告書の記入例付きサンプルフォーマット（エクセル）
営業報告書の記入例付きサンプルフォーマット（エクセルテンプレート）をダウンロード
記載する内容については、誰が見ても明確に理解できるように書くことが重要。感覚的・抽象的な表現よりも、基本は数字などを提示し具体的にどうすれば受注に繋げられそうかを記載することが求められる。日付、割合など数字で記載できる部分はできる限り記載し、客観的に内容を理解できるような報告書作りを心掛けるべきだ。
課題・原因・対策を明確にする
営業報告書を書くときは、課題・原因・対策を明確にしなければいけない。
まずは、なぜ今回の商談で受注に至らなかったのかを明確にし、そこから課題を洗い出す。課題がなぜ発生するのか原因を追究した後に、その課題への対策案について原因を踏まえながら検討し、報告書に記載することで次回の商談へ繋げることができる。
例えば、自社の商材（営業効率化ツール）では顧客の課題の８割を解決することができるが、残りの２割については解決が難しいといった商談となったとしよう。この場合、課題・原因・対策は下記のようになるだろう。
原因：解決するための機能が不足
対策：新しく機能を実装する、もしくは足りない機能を補う方法を提案する（他のツールとの組み合わせなど）
上記は単純な例であるが、具体的な記載があれば、営業報告書は非常に有用情報源になるだろう。
「今すぐ客」か「まだまだ客」かを明確にする
「今すぐ客」か「まだまだ客」かを明確にすることで、その後の商談でのアプローチ方法が明確になる。明確かどうかを記載する箇所は「案件確度」と「次回アクション」の部分が最適で、その時点で受注確率はどのくらいありそうか、それを踏まえて次回アクションはどのようにすべきかを記載する。
そうすることで、その報告書を客観的に確認した際に「今すぐ客」か「まだまだ客」かを判断することが可能だ。
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【今すぐ使える】営業報告書のテンプレート
本コラムでご紹介した営業報告書のサンプルをベースに、御社なりの報告書を設計してみよう。商談状況を可視化することや、最新状況を把握する、そして、顧客のニーズを把握するためにどんな報告書がよいか、サンプルをベースに設計してみて欲しい。
営業報告書のサンプルフォーマット（エクセル）をダウンロード
営業報告書の記入例付きサンプルフォーマット（エクセル）をダウンロード
まとめ
営業報告書（営業日報）とは、その日に営業担当者がどういった業務を行なったのか記録するための書面のことである。営業活動は受注件数やアポ数のような数字以外の部分における活動も重要とされており、その部分を可視化するためには営業報告書が最適であると言える。
また、営業報告書はその日の営業内容を可視化するための書面だが、書いて終わりにしてしまっては意味がない。報告書をもとに、ボトルネックや売上見込みを把握して分析に繋げることで、その後の営業に活かすことができる。
営業報告書を効果的に活用するためには、なぜ営業報告書を作成するのかといった目的をもって作成させることが重要だ。そのため、作成する目的をグループ内で話し合い、決めることが必要である。さらに、目的を達成するためには報告書の項目を精査することも重要である。
本記事の内容を参考に、目的・項目・書き方について理解し、社内の営業活動に活かしていただきたい。
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