今回のコラムでは、営業戦略で重要な営業リストの作り方や作る手順について解説する。後半では、営業リストを作るときのコツや注意点も紹介しているため、営業効率を上げたい方はぜひ参考にしてほしい。
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営業リストはどうやって作るのか？
営業リストの作り方には、Web上で調べて0から作成する方法と、社内の顧客情報から作成する方法、業者から購入する方法がある。それぞれのメリット・デメリットを把握して、自社に合った方法で営業リストを作成しよう。
| 方法 | メリット | デメリット |
| 新たに作成する |
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| 社内の顧客情報から作成する |
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| 購入する |
|
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営業リストの作成方法として3つの方法を紹介しているが、かかる手間や費用、営業リストの質という点でメリット・デメリットが異なる。例えば、Web上の情報で新たに作成する方法や社内の顧客情報から作成する方法は、費用を抑えられるというメリットがある反面、作成に手間がかかる点がデメリットだ。一方、業者から購入する方法であれば、質の高い営業リストをすぐに入手できる点がメリットだが、入手に費用が発生するというデメリットもある。
Web上で調べて作成する
自社に顧客情報がなくても、Web上で調べて作成する方法なら0から作成できる。企業のWebサイトやポータルサイト、法人番号公表サイトなどから営業リストに必要な情報を収集し、エクセルやスプレッドシードなどにまとめる。縦軸に「顧客No.」や「企業名」を記載し、横軸に「所在地」や「担当部署」など収集した情報を記載することが一般的だ。
Web上の情報から作成する方法の最大のメリットは、最新の情報を無料で収集できることだ。しかし、手動で検索してリストを作成する手間がかかるため、リソースが不足しやすいというデメリットがある。
「できるだけ費用を抑えてリストを作成したいけれど、リソースも不足している」という場合には、営業リスト作成ツールの活用がおすすめだ。必要な情報を自動で収集できるため、リソース不足を解消できる。ツールの使用には初期費用や月額費用が発生し、リスト1件ごとに料金が発生するものや定額制のものなど、料金体系はさまざまだ。
ここからは、営業リストの情報を収集できるWebサイトについて説明する。
企業のWebサイト
企業のWebサイトとは、事業内容や沿革、IR情報などの情報を掲載した公式ホームページのことだ。顧客や取引先、メディア関係者、株主、求職者に向けて、さまざまな最新情報を発信している。
企業のWebサイトの「会社概要」のページから、所在地や電話番号、資本金などの基本情報を確認できる。会社概要のページに探している情報が掲載されていなくても、他のページやニュースリリースに掲載されていることもあるため、併せて確認することがおすすめだ。
今後の経営計画や事業目標などを公開している企業も多く、その内容をじっくり分析することで、抱えている課題やチャレンジしたいことなどを把握できる。こういった内容は、アポイントを取る際に非常に有益な切り口となるため、手間をかけてでも収集すると良いだろう。
ポータルサイト
ポータルサイトとは、さまざまなコンテンツやリンクをまとめているサイトのことだ。地域ポータルサイトなどもあり、地域別や業種別に企業のWEBサイトがまとめられている。こういったサイトを見つけ出せれば、営業リスト作成の基点にすることができる。
もしくは、Googleなどの検索エンジンで「石川県 製造業一覧」などのように検索すると、企業一覧サイトがヒットし、営業リスト作成の基点にすることができる。
法人番号公表サイト
法人番号公表サイトとは、法人番号と企業名、所在地の3つの情報を掲載しているサイトのことだ。所在地や法人種別などさまざまな条件で絞り込める。
新設したばかりのWebサイトを作っていない企業の情報も登録されており、ポータルサイトよりも多くの企業の情報を知ることができる。しかし、掲載されている情報は限定されており、電話番号やメールアドレスなどの情報は他の方法で収集しなければならない。
社内の顧客情報から作成する
社内にある名刺などからも、営業リストの情報を収集できる。展示会に参加または出展したときに獲得できる名刺は同じ業界・業種であることが多く、営業リストとして活用できる可能性が高い。
名刺からは企業名や所在地、担当者名、メールアドレス、電話番号などの情報を収集できるため、社内に眠っているものがないか確認してみるとよい。Web上で調べて作成する方法と同様に、必要な情報を収集してエクセルやスプレッドシートなどにまとめると、営業リストを作成できる。名刺管理ソフトで名刺情報を管理している場合には、エクセル形式やCSV形式でデータを出力できるため、再度情報を入力する必要はない。
社内にある顧客情報を活用できて、0から情報を収集する必要はなく、効率的に営業リストを作成できる点がメリットだ。しかし、社内にある顧客情報だけでは必要な情報を収集できなかったり、十分な企業の数の情報を得られなかったりする点がデメリットだ。
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購入する
営業リストを提供している業者のWebサイトから問い合わせを行うと、営業リストを購入できる。
これまで営業リストを作成した経験がなければ、必要な情報を収集できなかったり、誤った情報を収集してしまったりするリスクがある。しかし、業者から購入した営業リストには、プロが目的に応じて収集した情報を掲載しているため、質の良い営業リストを入手することが可能だ。自社で作成する手間を削減できて、営業リストを活用してすぐに営業活動を始められる。
一方、営業リストの購入には費用がかかる点がデメリットだ。また、BtoBの場合、ニッチな製品だと、なかなか条件に合うリストが購入できないといったケースもある。
営業リストの作り方
ここでは、営業リストの基本的な作り方の流れを解説していく。
- アプローチする顧客の抽出
- 顧客情報の入力
- 顧客ごとのステータスを更新
営業リストに必要な情報を抽出する方法には、さまざまな方法がある。方法によって抽出できる情報が異なるため、スムーズに営業リストを作成するために、方法ごとに抽出できる情報を把握し、不足している情報はどの方法で補うのか確認しておこう。
アプローチする顧客の抽出
営業リストを作成する最初の段階で、どの方法で顧客情報を収集するか決める。先述した通り、営業リストを作成する方法には、Web上で調べて0から作成する方法と、社内の顧客情報から作成する方法、業者から購入する方法がある。
Web上で調べて0から作成する方法と社内の顧客情報から作成する方法は、自社で営業リストを作成する方法だ。一方、業者から購入する方法は、営業リストの完成品をもらう方法である。費用を抑えたい場合には営業リストの自作を、リストをすぐに入手して営業活動を始めたい場合に業者からの購入が向いている。手間や費用などを考慮して、自社に合った方法を選ぼう。
質の高い（受注率の高い）営業リストを作成したい場合は、WEBで調べて０から作る方法と社内の顧客情報から作成する方法がおすすめだ。なぜなら、リストを作成しながら、顧客情報をWEBサイトで調査し、自社製品の導入の可能性があるかどうか？をじっくり検討できる。さらに、名刺データをベースにすれば、担当者の連絡先もわかっているため、アポイントも取りやすい。営業リスト作りに時間がかかるが、質の低い（売れる可能性の低い）顧客に営業工数をかけるわけにもいかないため、最初の営業リスト作りの段階で、しっかり精査しておくほうがよいだろう。
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顧客情報の入力
営業リストの作成方法を決めて、それぞれの方法で顧客情報を抽出したら、エクセルやスプレッドシートに顧客情報を入力する。その際、入力する顧客情報の例は、以下の通りだ。
- 企業名
- 所在地
- 電話番号
- メールアドレス
- 問い合わせページのURL
- 担当者名
- 担当部署
- 解決したい課題（想定・仮説でOK）
なお、顧客情報の抽出方法によって得られる情報は異なり、リスト作成に必要な情報を収集できないことがある。例えば、法人番号公表サイトを活用してリストを作成する場合には、法人番号と企業名、所在地以外の情報は収集できない。方法ごとに入手できる情報と入手できない情報を把握し、不足している情報は他の方法で入手したり、ヒアリングで収集したりして追記しよう。
そして顧客情報で最も重要と言えるのは、「解決したい課題」である。売り込みしたい相手企業が、どんな課題を抱えているのかを仮説でよいので分析して記載しておこう。社内にデータ（過去の記録など）があれば、絶対に参照しよう。この情報は、アポイントを取る、商談創出する際に、非常に役に立つ。
顧客ごとのステータスを更新
営業リストを活用して営業活動を進めていくと、商談につながる企業もあれば、なかなか成果にならない企業も出てくる。企業によって進捗具合が異なるため、「未アプローチ」「商談中」など顧客ごとのステータスを管理できるように営業リストの列を調整しておくことがおすすめだ。
以下は、営業リストで顧客ごとのステータスを管理している例である。
| ステータス | 初回アプローチ | 担当者への取次 | 商談 | |
| A社 | 再コール | ○○月○○日 | ○○月○○日 | |
| B社 | 未アプローチ | |||
| C社 | 受付NG | ○○月○○日 | ||
| D社 | 担当者NG | ○○月○○日 | ○○月○○日 | |
| E社 | 商談中 | ○○月○○日 | ○○月○○日 | ○○月○○日 |
「再コール」は再び電話をすることを約束している状況で、「未アプローチ」はまだアプローチできていない状況だ。また、「受付NG」は初回アプローチ時に機械的に断られたことを意味しており、「担当者NG」は商品・サービスの説明を担当者にした結果断られたことを意味している。
ステータス管理にはルールはなく、上記で紹介した管理表はあくまで一例である。受注したことを意味する「顧客」をステータス欄で使用したり、アプローチ方法を記載する列を設置したりすることもある。
顧客ごとのステータスを管理していないと、担当者に断れた企業に再度電話をしてしまう、アプローチ漏れが発生するといったリスクがある。受注確度が高まっていても、適切なタイミングでアプローチできないことで機会損失につながることもあるため、ステータスの管理は非常に重要だ。
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営業リストの作るときのコツ
ここでは営業効率が向上する営業リスト作成のコツを紹介する。
- 目標から逆算して必要な件数を知る
- 顧客ごとの受注確度がわかるようにする
- 複数人で共有できるフォーマットにする
質の低い営業リストを作成すると、「目標達成に必要なリスト数が揃っていない」「受注確度の高い見込み顧客を放置してしまう」などの問題が発生し、営業効率や受注率が低下することがある。営業リストを作成する際は、目標達成に必要な件数のリストを用意し、さらに顧客ごとの受注確度を管理することが必要だ。また、営業リストは複数人で使用するものであるため、複数人で共有・編集できるフォーマットを選ぼう。
目標から逆算して必要な件数を知る
必要な件数を把握せずに営業リストを作成すると、営業活動中にリスト数が足りないという問題が発生することがある。スムーズに売上目標を達成できるように、目標から逆算して必要な件数を用意しておくことが重要だ。これまでのアポ獲得率や受注率から、売上目標を達成するために必要な件数を算出しよう。
ただし、市場の総母数（自社の顧客になり得る企業の国内総数）には注意が必要だ。この母数を超える件数が必要となれば、国内だけで売上を達成することは物理的に不可能である。こういった場合は、目標を見直す、受注率を改善するなどのような別の施策が必要になる。
顧客ごとの受注確度がわかるようにする
受注確度は、見込み顧客が自社の商品・サービスを受注してくれる可能性を示す指標だ。営業リストを作成する際は、決裁者が納得している状態、担当者は納得している状態など受注確度を記入することがおすすめである。
営業リストで受注確度が明確になっていると、受注につながりやすい見込み顧客に優先してアプローチできる。また、受注確度ごとに適切なアプローチ方法を選択できるため、受注率の向上を期待できる。そのため、営業リストを作成する際は顧客ごとの受注確度がわかるようにしておこう。
複数人で共有できるフォーマットにする
営業リストは営業担当者で共有して使用するものであるため、複数人で利用しやすいフォーマットで営業リストを作成することがおすすめだ。代表的なフォーマットにエクセルがあるが、複数人での同時編集には対応していない。営業担当者が編集している最中は、他の人は保存前のデータしか閲覧できず、管理者は適切な指示を素早く出すことができないのだ。
管理者がリアルタイムで適切な指示出しを行うためにも、複数人での利用を前提としたフォーマットを選ぼう。具体的には、スプレッドシートやSFAがおすすめだ。
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営業リストの作るときの注意点
営業リストを作成する際は、顧客が解決したい課題と自社が解決できる課題の相性を意識すると良い。「顧客が解決したい課題」とは、顧客企業が自社の経営目標、事業目標の達成のために実現しなければならないことに関する課題だ。そして、「自社が解決できる課題」とは、自社製品やサービスを使って解決を支援できる課題のことだ。この２つの課題の相性がよいと、アポイントや受注率の向上に大きく寄与する。
下記図は、顧客が解決したい課題と自社が解決できる課題の相性を図解化したものだ。相思相愛であれば、売れる可能性が高いが、片思いであると、なかなか商談にはならない。
顧客が解決したい課題と自社が解決できる課題の相性
営業リストの作成において、この相性を意識して作成すると非常に受注可能性の高いリストになるだろう。そのためには、顧客が解決したい課題は何か、そして自社で解決できる課題は何か？を事前に把握しておく必要がある。それなしに、営業リストを作ると「売れたらいいな」のリストになってしまい、営業工数の悪化を招く可能性がある。
まとめ
営業リストを作成する方法には、Web上で調べて0から作成する方法と、社内の顧客情報から作成する方法、業者から購入する方法の3つがある。自社で営業リストを作成する場合は、以下の流れで作成する。
- アプローチする顧客の抽出
- 顧客情報の入力
- 顧客ごとのステータスを更新
顧客が解決したい課題と自社が解決できる課題の相性にも注意しながら、御社の売れる可能性の高い営業リスト作りを進めていただければと思う。
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